顧客満足と品質保証を提供するオンライン校正

オンライン校正の実施は印刷会社の品質保証であり、顧客に大きな信頼感と満足を与えるものとなる。

オンライン校正とは、インターネット上で関係者が印刷データにアクセスし校正を行うことである。PDFなどの仕組みによってコメントを書き込むことができ、校正・修正の履歴を関係者で共有することができる。
校正紙をやり取りしないため、移動時間や待ち時間が発生せず、関係者が自宅や出張中でも、校正・確認作業がおこなえるというメリットがある。

■チラシ印刷とオンライン校正

ある印刷会社では、地元の百貨店のチラシ印刷を受託していた。ある時、百貨店から「校正業務をオンライン化し、時間短縮できないなら、今後は印刷を依頼しない」と宣言され、オンライン校正に取り組むよう依頼された。

百貨店のチラシは非常に多くのアイテムを掲載している。校正は、商品担当など20名ほどの方が、下版直前の12時間の間に集中的に校正をおこなっていた。1回のチラシに100点以上のアイテムが掲載されている。したがって、修正箇所は数100箇所にもなってしまう。
百貨店にとっても非常に煩雑な作業であり、時間が拘束される校正業務を何とか効率化できないか、印刷会社に相談したと言う。
また、もっとも大きな問題は、短時間で校正と赤字修正をおこなうため、見落としや修正ミスなど事故が発生しやすいというリスクを抱えていることであった。

その印刷会社は、インターネット上でファイル共有を行うアセット管理システムを利用したオンライン校正を百貨店に提案し、その結果導入することとなった。
従来のような校正紙のやり取りをおこなわず、印刷データが完成し、サーバーにアップロードされると、関係者に校正依頼の通知メールが自動的に送信される。

顧客の校正担当者は、インターネット経由で印刷データにアクセスし、校正を行う。インターネット環境さえあれば、会社でも自宅でも、出張中でも作業を行うことができる。時間や場所を選ぶことなく作業できるため、無駄な待ち時間が発生しない。
また、印刷会社を含めた関係者全員が、作業の進捗を容易に把握することができる。

また、1つのファイルにコメントを追記する方式のため、他の担当者の記入したコメントを閲覧し、校正履歴や修正内容を相互に確認することができる。つまり、誰かが問題を見落としたとしても、他の誰かに指摘されるため、見落としやうっかりミスなどのヒューマンエラーを防止することができる。
「直したはず」「直っているはず」といった思い込みも、相互に確認しているため、確実にチェックすることができる。
この印刷会社と百貨店では、オンライン校正により時間短縮や事故防止の面で大きな効果をあげることができたと言う。

■オンライン校正はスタンダードとなるか？ 

ワークフローの面から見ると、無駄な移動や待ち時間、拘束がなくなったことで、効率化されたことは明らかである。しかし、それ以上に有効だったのは、間違いや事故が起きないと言う信頼感、品質保証を印刷会社が与えたことではないだろうか。

デジタル化が進んだ現在においても、印刷物の多くは顧客と印刷会社の多くのアナログ的なやり取りによって製作されている。
しかし、製作途中の履歴をデータ化して共有することは、究極のデジタル化であり、「見える化」でもある。最終的には印刷会社による品質保証となり、顧客に対して大きな信頼感を与えることができる。競合会社に対しても、大きな差別化となるだろう。

オンライン校正は、今後の印刷業界でのスタンダードとなる可能性を秘めている。

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